Вы решили сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи. С чего начать?

Электронный документооборот прочно вошел в сферу налоговых отношений. Еще в начале 2002 г. вступили в силу поправки в Налоговый кодекс Российской Федерации, касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривали, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. Спустя несколько месяцев (в апреле 2002г.) вступили в силу поправки в Федеральный закон от 23.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которым организация имеет право представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде.

В течение ряда последних лет в Нижегородской области наблюдается устойчивый рост количества налогоплательщиков, отдающих предпочтение электронным формам взаимодействия с налоговыми органами. Начиная с 2007 года представление налоговой отчетности в налоговые органы в электронном виде стало согласно статье 80 Налогового кодекса Российской Федерации для отдельных категорий налогоплательщиков обязательным:

•  для налогоплательщиков юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, среднесписочная численность работников которых за 2006 год превышает 250 человек – с 1 января 2007 года; 
•  для налогоплательщиков - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек – с 1 января 2008 года; 
• для налогоплательщиков, которые в соответствии со статьей 83 Налогового кодекса Российской Федерации отнесены к категории крупнейших, - также с 1 января 2008 года.

Вновь созданные (в том числе при реорганизации) в течение года организации, численность работников которых превышает установленный Налоговым кодексом предел, также представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде.

Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом МНС России от 2.04.2002 г. №БГ-3-32/169.

Порядок представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с участием специализированного оператора связи утвержден приказом МНС России от 10.12.2002 № БГ-3-32/705.

Вы решили сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи. С чего начать?

Для начала нужно проверить собственную техническую готовность. Для сдачи отчетности через Интернет необходим компьютер с более чем скромными по нынешним временам характеристиками:

• процессор Pentium 500 или выше;
• объем оперативной памяти от 64 Мбайт;
• 100 Мбайт свободного пространства на жестком диске;
• дисковод для 3,5-дюймовой дискеты;
• дисковод для компакт-дисков.
• Разумеется, компьютер должен быть снабжен модемом или иметь выход в Интернет.

Следующий этап: выбор специализированного оператора связи, с помощью которого вы будете пересылать отчетность в налоговую инспекцию. Специализированный оператор связи – организация, предоставляющая услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, удовлетворяющая требованиям, утвержденным приказом МНС России от 10.12.2002 № БГ-3-32/705. Координаты операторов связи и удостоверяющих центров ФНС России, оказывающих услуги налогоплательщикам на территории Нижегородской области можно узнать в любой налоговой инспекции или на сайте Управления ФНС России по Нижегородской области.

Выбор оператора обычно строится по нескольким показателям:

• стоимость подключения и обслуживания организации
• количество организаций выбравших сдачу через данного спецоператора
• комплект услуг включённых в перечень подключения(например работа с Пенсионным фондом, ФСС, органами статистики; бесплатная смена сертификата по его истечению

После того как от оператора связи получены программный комплекс для формирования отчетности в электронном виде и средства криптографической защиты, можно приступать к передаче отчетности.

Естественно, прежде всего, нужно сформировать декларацию или другую отчетную форму, которую вы хотите переслать. Отправляемый документ должен соответствовать утвержденному формату. Формат - это формализованное описание состава и структуры показателей налоговой и бухгалтерской отчетности. Задачу соответствия отчетности формату должен решать бухгалтерский программный комплекс, формирующий отчетность: вам же достаточно "вбить" цифры в нужные поля.

Затем необходимо подписать документ своей ЭЦП (электронно-цифровой подписью), зашифровать (используя открытый ключ своей налоговой инспекции) и отправить в налоговую инспекцию. На практике все эти действия сводятся к нажатию нескольких кнопок в окне программы.

Отправив отчетность, вы получите от специализированного оператора связи подтверждение даты представления файла отчетности - электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица специализированного оператора с указанием даты и времени отправки каждого конкретного файла отчетности, зафиксированных по системному времени сервера оператора. Этот документ является электронным аналогом почтового штемпеля на конверте с формами отчетности на бумаге.

Налоговая инспекция пришлет квитанцию о приеме отчетности и протокол входного контроля. Эти два документа являются электронным аналогом штампа «Получено» и подписи сотрудника налоговой инспекции на втором экземпляре документов отчетности на бумаге. Квитанция о приеме, например, представляет собой файл отчетности налогоплательщика, подписанный не только ЭЦП налогоплательщика, но и ЭЦП налоговой инспекции.

Все три документа придут в течение суток (не считая выходных и праздничных дней). То есть если документ отправлен в пятницу, вы должны получить ответные документы не позднее понедельника. Впрочем, как показывает практика, ответ от оператора приходит в течение нескольких часов.

Как только организация получила от оператора подтверждение, подписанное его ЭЦП, декларация считается представленной в налоговый орган. Датой представления считается дата отправки декларации в электронном виде, зафиксированная в подтверждении оператора связи (пункт 4 раздела II Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Документ утвержден приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169).

В протоколе может быть указано, что декларация не прошла входной контроль, и будут перечислены причины. Тогда нужно повторить процедуру формирования отчетности и ее отправки, устранив указанные в протоколе ошибки.

Если протокол входного контроля подтвердил, что формы не содержат ошибок и прошли входной контроль, отчетность считается принятой налоговым органом.

Если вы отправили отчетность, но до того как истечет срок ее представления, хотите внести в нее исправления, просто отправьте в инспекцию новый вариант. Инспекция примет к обработке последний из полученных вариантов отчетности.

Сданные таким образом формы отчетности считаются оригиналами и имеют юридическую значимость, подлежат хранению и могут использоваться в качестве доказательств в суде. Представлять в инспекцию бумажный экземпляр сданной отчетности не нужно (п.6 раздела I указанного выше Порядка).